V praxi sa stretávame s viacerými opakujúcimi sa pochybeniami. Na čo si dať pozor?
1. Nezaevidovanie podania
Jednou z častých chýb je, že zodpovedná osoba podanie nezaeviduje, pretože ho na prvý pohľad nepovažuje za oznámenie podľa zákona.
Ako to robiť správne: Vždy ako prvé potvrďte prijatie a zaevidujte každé podanie, ktoré príde prostredníctvom kanála určeného na oznamovanie. V druhom kroku posúďte, či spĺňa znaky oznámenia.
2. Spájanie interného a externého oznamovania
Osobitnú pozornosť si vyžadujú organizácie, ktoré okrem interných oznámení od vlastných zamestnancov zároveň zo zákona prijímajú aj externé oznámenia – napríklad prokuratúry či správne orgány. V takom prípade je dôležité dôsledne rozlišovať, či oznámenie prišlo do vnútorného oznamovacieho systému zamestnávateľa, alebo bolo podané orgánu ako externé oznámenie. Jednotlivé režimy sa totiž riadia odlišnými pravidlami a vznikajú pri nich aj odlišné povinnosti. Ak sú oba spôsoby oznamovania spojené do jedného kanála, môže byť v praxi problematické určiť, v akom režime má byť konkrétne oznámenie vybavené.
Ako to robiť správne: Ak organizácia prijíma aj interné, aj externé oznámenia, oddeľte tieto dva oznamovacie systémy a nastavte ich prijímanie tak, aby bolo od začiatku jasné, v akom režime konkrétne oznámenie prichádza a kto ho má vybaviť. V prípade vnútorného systému oznamovania sa má prijatým podnetom venovať určená zodpovedná osoba, v režime externého oznámenia za agendu zodpovedá buď príslušný prokurátor alebo odbor, ktorý rieši podnety na začatie správneho konania.[
3. Chýbajúca alebo neúplná evidencia
Evidencia oznámení nie je len administratívna povinnosť. Je dôležitá aj preto, aby bolo možné spätne overiť, čo sa s oznámením stalo.
Ako to robiť správne: Veďte evidenciu priebežne a úplne a zaznamenávajte v nej aj to, ako bolo oznámenie vybavené alebo komu bolo postúpené.
4. Smernica existuje, ale systém v praxi nefunguje
Ďalším problémom môže byť rozdiel medzi tým, čo organizácia uvádza vo svojej smernici, a tým, čo sa skutočne deje.
Ako to robiť správne: Nestačí mať smernicu – vzdelávanie a celková komunikácia v organizácii má oznamovanie podporovať a zodpovedná osoba musí postupy skutočne poznať a v praxi správne uplatniť.
5. Zabúdanie na to, že za systémom je človek
A napokon – kvalitný vnútorný systém nie je len o splnení zákonnej povinnosti. Jeho cieľom je vytvoriť dôveryhodný spôsob, ako môžu ľudia upozorniť na možné protiprávne konanie.
Ako to robiť správne: Dbajte na to, aby bol vnútorný systém pre ľudí zrozumiteľný, dostupný a dôveryhodný a aby zamestnanci vedeli, kam a ako môžu oznámenie podať.
Podporujeme vás vo vzdelávaní
Poznať a dodržiavať všetky pravidlá prevádzkovania vnútorného systému oznamovania môže byť náročné. Preto sa snažíme zodpovedné osoby rôznymi spôsobmi podporovať a vzdelávať. Ak aj vy cítite potrebu prehĺbiť svoje vedomosti, alebo konzultovať výklad zákona či konkrétnu situáciu, môžete využiť:
- Naše osobné alebo online školenia – realizujeme ich celoročne a sú zadarmo.
- E-learning – ten oceníte, ak potrebujete ešte väčšiu flexibilitu. Okrem rozsiahleho vzdelávacieho modulu pre zodpovedné osoby ponúka aj kurz pre adaptačné vzdelávanie, ktorý vám pomôže tému oznamovania priblížiť aj kolegom vo vašej firme či organizácii.
- Našu infolinku – ako zodpovedná osoba môžete využiť konzultáciu s našou odborníčkou pri otázkach týkajúcich sa výkladu zákona.
Úrad na ochranu oznamovateľov dodržiavanie povinností súvisiacich s vnútorným systémom preverovania oznámení kontroluje. Za ich porušenie môže podľa zákona ukladať aj sankcie.
