Musí mať zodpovedná osoba špeciálne poverenie od štatutára na výkon svojej agendy, prípadne musí to mať uvedené priamo v pracovnej zmluve? Je potrebné, aby podpisovala nejaký dokument o povinnosti dodržiavať mlčanlivosť?
Zákon explicitne nevyžaduje, aby zodpovedná osoba mala špeciálne poverenie od štatutárneho orgánu na výkon svojej funkcie. Upravuje len povinnosť, aby označenie zodpovednej osoby bolo zverejnené dostupným spôsobom pre všetkých zamestnancov v stručnej, zrozumiteľnej, jasne formulovanej a ľahko dostupnej forme.
Odporúčame preto, aby si zamestnávateľ vo svojom vnútornom predpise jasne vymedzil označenie zodpovednej osoby, napríklad špecifikovaním pracovnej pozície či organizačnej zložky. V prípade, ak by dal zamestnávateľ do smernice aj meno a priezvisko zodpovednej osoby, je potrebné myslieť na úpravu smernice pri každej zmene zodpovednej osoby.
Zároveň odporúčame, aby v smernici zamestnávateľ určil práva a povinnosti zodpovednej osoby, čím sa zabezpečí transparentnosť a právna istota v rámci organizácie.
Pokiaľ ide o mlčanlivosť, tá je výslovne zakotvená v zákone, podľa ktorého je zodpovedná osoba povinná zachovávať mlčanlivosť vo vzťahu k oznamovateľovi, dotknutej (čiže podozrivej) osobe, ako aj obsahu oznámenia. Ide o zákonnú povinnosť, ktorá vzniká ex lege, teda bez potreby osobitného zmluvného dojednania alebo podpísania samostatného vyhlásenia o mlčanlivosti.
