Zodpovedné osoby sa pomerne často stretávajú so situáciou, keď im prostredníctvom interného oznamovacieho kanála príde podanie, ktoré sa môže na prvý pohľad javiť ako nerelevantné z pohľadu oznamovania protizákonnej činnosti. Môže ho vnímať napríklad ako bežnú sťažnosť alebo medziľudský konflikt na pracovisku.
Napriek tomu je potrebné vychádzať z praktickej zásady fungovania systému ochrany oznamovateľov: každé podanie doručené cez určený oznamovací kanál sa najskôr eviduje a až následne sa posudzuje jeho obsah.
Dôvod je jednoduchý. Až po oboznámení sa s obsahom možno spoľahlivo určiť, či ide alebo nejde o oznámenie podľa zákona. Ak by sa podania najprv selektovali a až potom evidovali, vznikalo by riziko, že zodpovedná osoba nesprávne vyhodnotí podnet ako nerelevantný a nezaeviduje ho, hoci by sa neskôr ukázalo, že aspoň čiastočne spĺňa znaky oznámenia. Evidencia každého podania preto predstavuje bezpečný a kontrolovateľný postup, ktorý chráni oznamovateľa aj samotnú organizáciu.
Z tohto dôvodu je vhodné každé podanie doručené prostredníctvom interného kanála najskôr zaevidovať a potvrdiť jeho prijatie v zákonnej 7-dňovej lehote. Až následne zodpovedná osoba preskúma jeho obsah a posúdi, či ide o oznámenie o protispoločenskej činnosti v zmysle zákona.
Ak sa ukáže, že podanie tieto znaky nespĺňa, zodpovedná osoba o tom odosielateľa informuje a podľa potreby ho môže usmerniť na vhodný spôsob riešenia jeho podnetu. Podanie však zostáva riadne evidované, čo zabezpečuje transparentnosť postupu a preukázateľnosť, že organizácia s podnetom naložila v súlade so zákonom.
Výnimku predstavujú iba zjavné technické správy, napríklad automaticky generovaný spam alebo reklamné e-maily, pri ktorých je z okolností jednoznačné, že neboli zaslané s úmyslom podať oznámenie. Takéto správy nie je potrebné potvrdzovať ani evidovať ako oznámenia.
