Pokiaľ nejde o anonymné oznámenie, údaj o pobyte oznamovateľa nezákonnej činnosti je zodpovedná osoba povinná viesť v evidencii a uchovávať po dobu troch rokov odo dňa doručenia oznámenia.
Evidencia mena, priezviska a pobytu oznamovateľa je však možná iba za predpokladu, že zamestnávateľ týmito údajmi skutočne disponuje a zároveň ich možno jednoznačne priradiť ku konkrétnemu oznamovateľovi. Ak nimi nedisponuje, odporúčame ich získavať prednostne priamo od oznamovateľa. Poskytnutie týchto osobných údajov je pritom na rozhodnutí samotného oznamovateľa a ich neposkytnutie nebráni prijatiu ani prevereniu oznámenia.
Pri získavaní alebo dopĺňaní údaja o pobyte oznamovateľa neodporúčame vychádzať z interných personálnych alebo iných firemných databáz. Takýto postup môže predstavovať riziko porušenia povinnosti zachovávať mlčanlivosť a chrániť totožnosť oznamovateľa. Ak by bol napríklad výsledok preverenia oznámenia alebo iná súvisiaca korešpondencia doručená na adresu osoby, ktorá oznámenie nepodala, mohlo by dôjsť k neoprávnenému sprístupneniu informácie o existencii oznámenia či odhaleniu totožnosti oznamovateľa.
Skutočnosť, že zamestnávateľ má určitý údaj k dispozícii na iné účely, totiž sama osebe neznamená, že ho možno bez ďalšieho priradiť ku konkrétnemu oznámeniu. Nie vždy je možné s dostatočnou mierou istoty potvrdiť, že osoba, ktorá oznámenie podala, je totožná s konkrétnou osobou evidovanou v interných systémoch. Oznamovateľ môže napríklad pri podaní oznámenia použiť pseudonym alebo sa v organizácii môže nachádzať viacero osôb s rovnakým menom a priezviskom. Použitie údajov z interných databáz by preto v určitých prípadoch mohlo viesť k nesprávnej identifikácii oznamovateľa.
Pre tieto dôvody odporúčame pri komunikácii s oznamovateľom využívať výlučne kontaktné údaje alebo komunikačný kanál, ktoré poskytol alebo určil samotný oznamovateľ. Takýto postup najlepšie zodpovedá účelu ochrany oznamovateľov a minimalizuje riziko porušenia dôvernosti.
Zákon o ochrane oznamovateľov uvádza, že sa má evidovať aj pobyt oznamovateľa, no absencia tejto informácie neznamená závažnú prekážku pri preverovaní oznámení, keďže aj samotný zákon ráta s relevanciou anonymných oznámení.
