Vnútorný systém oznamovania slúži nielen pre zamestnancov firmy /inštitúcie, ale aj pre osoby v obdobnom vzťahu ako je vzťah zamestnanecký a tiež pre zmluvných partnerov. Aj preto je dobré, ak je vnútorná smernica zverejnená pre všetkých na webovej stránke inštitúcie.
Ak vykonávate úlohu osoby zodpovednej za preverovanie oznámení vo vnútornom systéme a dostanete oznámenie od zamestnanca zmluvného partnera, ako prvú si možno položíte otázku, ako si môžete preveriť, či je tento človek skutočne zamestnancom firmy.
Je potrebné žiadať od neho nejaký dôkaz, alebo kontaktovať zmluvného partnera, aby to potvrdil?
Právny odbor nášho úradu vám poradí, ako k tejto situácii pristúpiť.
Ochrana identity oznamovateľov a dotknutých osôb je kľúčovým prvkom v právnej úprave ochrany oznamovateľov. V prípade prijatia oznámenia od zamestnanca zmluvného partnera je možné kontaktovať oznamovateľa za účelom doplnenia oznámenia a vyžiadania ďalších informácií aj ohľadom okolností, za akých sa dozvedel o oznamovanej skutočnosti. Vyžadovanie konkrétnych dôkazov o zamestnaneckom pomere však medzi úlohy zodpovednej osoby nepatrí.
V danom prípade nie je vhodné ani kontaktovať zmluvného partnera za účelom overenia, či oznamovateľ je ich zamestnancom, keďže by v oboch prípadoch hrozilo odhalenie identity oznamovateľa. Zodpovedná osoba by sa mala zamerať na obsah podnetu. Každé oznámenie je potrebné preveriť do 90 dní od jeho prijatia.
V hlavnej fáze preverovania zodpovedná osoba zbiera dostatok dôkazov, ktoré obsah podnetu buď potvrdia alebo vyvrátia. Podľa charakteru podnetu si môže prizvať k jeho preverovaniu príslušné oddelenie spoločnosti. V každom okamihu ale treba myslieť na to, aby boli dodržané princípy odbornosti, nestrannosti a mlčanlivosti, aby bola zachovaná ochrana oznamovateľa ako aj ostatných dotknutých osôb.
Počas celého procesu od prijatia podnetu po ukončenie preverovania oznámenia a prijatia opatrení na nápravu zistených nedostatkov je nutné zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa a všetkých dotknutých osôb.
