Predstavte si, že si v práci všimnete niečo, čo vo vás vyvolá pochybnosti. Môže ísť o nehospodárne nakladanie s peniazmi, konflikt záujmov, obchádzanie pravidiel alebo iné vážne porušenia zákona. V takej chvíli si veľa ľudí položí otázku: mám to riešiť – a ak áno, ako?
Práve na takéto situácie slúži vnútorný systém oznamovania. Väčší zamestnávatelia ho musia mať zavedený zo zákona, inak riskujú pokutu. Ak pracujete v súkromnej firme s 50 a viac zamestnancami alebo vo verejnej inštitúcii, ktorá má viac ako päť zamestnancov, je veľmi pravdepodobné, že takýto systém máte k dispozícii aj vy. Aj keď o tom možno zatiaľ neviete.
Čo to znamená pre vás ako zamestnanca
Vnútorný systém oznamovania je nástroj, ktorý vám umožňuje bezpečne upozorniť na problémy súvisiace s vašou prácou, ktoré majú širší dopad. Nejde o riešenie osobných sporov či bežných pracovných sporov, ale o situácie, pri ktorých mohlo dôjsť k porušeniu zákona a ktoré môžu negatívne ovplyvniť viac ľudí, fungovanie organizácie alebo verejný záujem.
Dôležité je, aby bolo oznámenie podané v dobrej viere. To znamená, že vychádzate z informácií, ktoré máte k dispozícii a ste presvedčený alebo presvedčená, že sú pravdivé. Nemusíte mať všetky dôkazy, podstatné je, že upozorníte na problém, ktorý si zaslúži preverenie.
Ako zistíte, že systém u vás funguje
Fungujúci systém nemá byť len „na papieri“. Má byť reálne dostupný a zrozumiteľný pre všetkých zamestnancov. Mali by ste vedieť, kde nájdete informácie o tom, ako podať oznámenie, kto ho bude riešiť a aký bude ďalší postup.
Tieto informácie bývajú zverejnené v smernici, ktorá by mala byť ľahko prístupná všetkým zamestnancom. Najčastejšie ju nájdete na intranete, no môže byť dostupná aj v papierovej forme na pracovisku.
Kvalitný systém zvyčajne ponúka viacero možností podania oznámenia. Vo väčšine prípadov ide o kombináciu týchto možností:
- elektronická forma (napríklad e-mail alebo online formulár),
- papierová forma,
- telefonická linka,
- osobné stretnutie,
- niektorí zamestnávatelia umožňujú podať oznámenie aj anonymne.
Ak si nie ste istí, kde tieto informácie nájsť, je dobrý krok sa na ne aktívne opýtať. Transparentnosť je jedným zo znakov toho, že systém je nastavený správne.
Kto sa vaším oznámením zaoberá
Oznámenia v organizácii nerieši hocikto. Zamestnávateľ má určiť konkrétnu zodpovednú osobu, ktorá celý proces zastrešuje. Jej úlohou je oznámenie prijať, komunikovať s vami ako oznamovateľom a zabezpečiť preverenie oznámenia.
Zodpovedná osoba má nezávislé postavenie a zároveň je povinná chrániť dôvernosť informácií. To znamená, že vaša identita aj obsah oznámenia nemajú byť sprístupnené širšiemu okruhu ľudí, než je to nevyhnutné na jeho preverenie.
Pre vás ako zamestnanca je preto dôležité vedieť, kto túto rolu vo vašej organizácii plní. Vo väčších organizáciách to môže byť aj viacero osôb, ktoré tvoria tím zodpovednej osoby. V obciach je táto funkcia zo zákona pridelená osobe hlavného kontrolóra.
Čo sa deje po podaní oznámenia
Mnohí ľudia váhajú podať interne oznámenie aj preto, že nevedia, čo bude nasledovať. V dobre nastavenom systéme má však proces jasné pravidlá a lehoty.
Po podaní oznámenia by ste do siedmich dní mali dostať potvrdenie o jeho prijatí. Následne prebieha jeho preverovanie, ktoré môže prebiehať maximálne 90 dní. Na konci by ste mali byť informovaní o výsledku preverenia a o tom, aké nápravné opatrenia boli prijaté.
Celý proces má byť vedený tak, aby bola zachovaná dôvernosť a aby k oznámeniu, evidencii či spisu k oznámeniu nemali prístup neoprávnené osoby. Majú byť uchovávané oddelene od bežnej agendy organizácie, zabezpečené a prístup k nim má iba zodpovedná osoba.
Ochrana pred odvetou nie je len formálna
Jednou z najčastejších obáv oznamovateľov je strach z následkov. Práve preto je ich ochrana kľúčovou súčasťou celého systému.
Ak podáte oznámenie v dobrej viere, zamestnávateľ voči vám nesmie uplatniť odvetné opatrenia. Teda napríklad vás postihovať, znevýhodňovať, preradiť vás na iné miesto či zhoršiť vám pracovné podmienky.
Mnohé organizácie zároveň umožňujú aj anonymné podanie.
Fungujúci vnútorný oznamovací systém stojí na dôvere. Ak zamestnanci veria, že budú chránení, sú ochotnejší upozorniť na problémy skôr, než prerastú do väčších škôd.
A čo ak interný systém nestačí?
Väčšina situácií sa dá riešiť interne, a práve to býva najrýchlejšia cesta k náprave. Existujú však aj prípady, keď zamestnanec nemá dôveru v interný systém alebo má obavu ho využiť.
V takých situáciách je možné obrátiť sa na externé orgány, napríklad prokurátora, správny orgán alebo na Úrad na ochranu oznamovateľov. Úrad môže oznámenie preveriť a prípadne postúpiť kompetentných orgánom a zároveň poskytuje oznamovateľom podporu.
Informovaný zamestnanec má väčšiu istotu
Vnútorný systém oznamovania nie je len formálna povinnosť zamestnávateľa. Je to nástroj, ktorý môže pomôcť chrániť pracovné prostredie aj samotných zamestnancov. Aby však fungoval, ľudia o ňom musia vedieť a rozumieť mu. Povinnosťou zodpovednej osoby je tiež vzdelávať zamestnancov v tejto oblasti.
Ak poznáte svoje možnosti, viete, na koho sa obrátiť a čo môžete očakávať, rozhodovanie v náročných situáciách je jednoduchšie.
Chcete sa v téme zorientovať podrobnejšie?
Ak si chcete ujasniť, ako oznamovanie funguje v praxi a aké máte práva, môžete využiť bezplatný e-learning dostupný na stránke elearning.oznamovatelia.sk. Modul Adaptačné vzdelávanie je určený práve pre zamestnancov a zrozumiteľne vysvetľuje základné princípy.
